山西省人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)公告

（第二號(hào)）

《山西省檔案管理?xiàng)l例》已由山西省第十四屆人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二次會(huì)議于2023年4月1日通過(guò)，現(xiàn)予公布，自2023年6月1日起施行。

山西省人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)

2023年4月1日

山西省檔案管理?xiàng)l例

（2000年9月27日山西省第九屆人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十八次會(huì)議通過(guò) 根據(jù)2007年9月26日山西省第十屆人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第三十三次會(huì)議《關(guān)于修改〈山西省檔案管理?xiàng)l例〉的決定》修正 2023年4月1日山西省第十四屆人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第二次會(huì)議修訂）

第一章 總 則

第一條 為了加強(qiáng)檔案管理，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律、行政法規(guī)，結(jié)合本省實(shí)際，制定本條例。

第二條 本省行政區(qū)域內(nèi)從事檔案收集、整理、保護(hù)、利用、公布、信息化建設(shè)及其監(jiān)督管理活動(dòng)，適用本條例。

第三條 堅(jiān)持中國(guó)共產(chǎn)黨對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案工作，將檔案事業(yè)納入國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃，所需經(jīng)費(fèi)列入財(cái)政預(yù)算。

鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府、街道辦事處應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)管理本機(jī)關(guān)的檔案，對(duì)所屬單位和村（居）民委員會(huì)等的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

村（居）民委員會(huì)應(yīng)當(dāng)指定人員負(fù)責(zé)檔案工作。

第四條 各級(jí)人民政府以及有關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案宣傳教育，普及檔案知識(shí)，增強(qiáng)全社會(huì)檔案意識(shí)。

廣播、電視、報(bào)刊、互聯(lián)網(wǎng)等媒體應(yīng)當(dāng)開(kāi)展檔案公益宣傳，營(yíng)造全社會(huì)關(guān)心、支持檔案事業(yè)發(fā)展的氛圍。

第五條 鼓勵(lì)建立檔案服務(wù)相關(guān)行業(yè)組織。

行業(yè)組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)行業(yè)自律和信用體系建設(shè)，制定行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范開(kāi)展檔案服務(wù)。

第六條 鼓勵(lì)社會(huì)力量通過(guò)捐贈(zèng)、資助、志愿服務(wù)等方式，參與和支持檔案事業(yè)發(fā)展。

第二章 檔案機(jī)構(gòu)及其職責(zé)

第七條 縣級(jí)以上檔案主管部門(mén)主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案管理工作，依法履行下列職責(zé)：

（一）貫徹執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和國(guó)家有關(guān)方針政策；

（二）編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，制定檔案工作制度，并組織實(shí)施；

（三）組織開(kāi)展檔案理論科學(xué)研究、宣傳教育、人員培訓(xùn)，開(kāi)展檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)審相關(guān)工作；

（四）組織、指導(dǎo)檔案信息化建設(shè)；

（五）對(duì)有關(guān)重大科學(xué)技術(shù)研究項(xiàng)目、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行驗(yàn)收；

（六）對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，查處檔案違法行為；

（七）法律、法規(guī)規(guī)定的其他職責(zé)。

第八條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)確定檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員負(fù)責(zé)管理本單位的檔案，并對(duì)所屬單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第九條 縣級(jí)以上人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)本行政區(qū)域內(nèi)檔案館建設(shè)，安排專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)用于檔案館檔案的收集和保護(hù)。

檔案館履行下列職責(zé)：

（一）制定收集檔案范圍和工作方案；

（二）收集管理范圍內(nèi)對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的檔案；

（三）整理和保護(hù)檔案，并依法向社會(huì)開(kāi)放檔案；

（四）為社會(huì)依法利用檔案資源提供服務(wù)；

（五）開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，確保檔案數(shù)字資源安全；

（六）開(kāi)展檔案宣傳教育，發(fā)揮檔案的歷史文化教育和愛(ài)國(guó)主義教育作用；

（七）法律、法規(guī)規(guī)定的其他職責(zé)。

第三章 檔案的收集和保護(hù)

第十條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，編制本單位檔案分類(lèi)方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，報(bào)送同級(jí)檔案主管部門(mén)；內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)或者工作職能發(fā)生重大變化的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)修訂檔案分類(lèi)方案、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表，重新報(bào)送同級(jí)檔案主管部門(mén)。

第十一條 機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)按照歸檔范圍和檔案保管期限，收集整理應(yīng)當(dāng)歸檔的文字、圖表、聲像、實(shí)物等材料，并按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定定期向檔案館移交，檔案館不得拒絕接收。

第十二條 縣級(jí)以上檔案主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)會(huì)同有關(guān)部門(mén)、檔案館，建立健全本行政區(qū)域重要會(huì)議、重點(diǎn)領(lǐng)域、重大項(xiàng)目以及重大活動(dòng)、突發(fā)事件等重要檔案管理工作機(jī)制，制定重要檔案收集整理、移交保管、保護(hù)利用等制度。

第十三條 省人民政府有關(guān)部門(mén)經(jīng)省檔案主管部門(mén)同意，可以制定本系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)檔案的具體管理制度和辦法。

第十四條 檔案館應(yīng)當(dāng)與有關(guān)單位建立合作共享機(jī)制，收集、整理、保護(hù)、利用世界文化遺產(chǎn)、重要文物、非物質(zhì)文化遺產(chǎn)、歷史文化名城名鎮(zhèn)名村、傳統(tǒng)村落、傳統(tǒng)手藝技能等的檔案。

第十五條 省檔案主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)紅色檔案的保護(hù)和利用，明確紅色檔案的范圍。

縣級(jí)以上檔案主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)定期組織檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織開(kāi)展紅色檔案調(diào)查工作，組織有關(guān)專(zhuān)家開(kāi)展紅色檔案認(rèn)定，指導(dǎo)建立紅色檔案專(zhuān)題目錄和數(shù)據(jù)庫(kù)。

檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織按照有關(guān)規(guī)定，對(duì)紅色檔案采取分級(jí)分類(lèi)保護(hù)措施，對(duì)重要、珍貴的紅色檔案，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先開(kāi)展搶救和修復(fù)。

第十六條 檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)建立健全檔案安全工作機(jī)制，配置適宜檔案保存的庫(kù)房和必要的設(shè)施、設(shè)備，完善檔案保護(hù)責(zé)任和檔案庫(kù)房?jī)?nèi)部控制等制度，加強(qiáng)檔案保密審查和安全風(fēng)險(xiǎn)管理，制定隱患排查和應(yīng)急處置等安全措施。

對(duì)直接接觸檔案的檔案工作人員，應(yīng)當(dāng)采取必要的勞動(dòng)保護(hù)措施。

第十七條 檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)建立檔案檢查和處理情況臺(tái)賬，定期清點(diǎn)檔案，檢查檔案保管狀況。對(duì)受損、易損檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)修復(fù)、復(fù)制或者作其他技術(shù)處理。

第十八條 任何單位和個(gè)人不得擅自改變檔案館館舍的建筑功能和用途。

第四章 檔案的利用和公布

第十九條 縣級(jí)以上檔案主管部門(mén)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本行政區(qū)域檔案開(kāi)放工作，對(duì)檔案館的檔案開(kāi)放工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。

檔案館應(yīng)當(dāng)建立健全檔案開(kāi)放工作制度，并按照國(guó)家規(guī)定，通過(guò)其網(wǎng)站或者其他方式定期公布開(kāi)放檔案的目錄。

館藏檔案的開(kāi)放審核，由檔案館會(huì)同檔案形成單位或者移交單位共同負(fù)責(zé)。尚未移交進(jìn)館檔案的開(kāi)放審核，由檔案形成單位或者保管單位負(fù)責(zé)，并在移交進(jìn)館時(shí)將檔案到期開(kāi)放建議、限制利用意見(jiàn)、密級(jí)變更和解除、政府信息公開(kāi)屬性、向社會(huì)提供利用等情況，書(shū)面告知檔案館。

第二十條 檔案館應(yīng)當(dāng)根據(jù)職責(zé)權(quán)限和館藏檔案實(shí)際，會(huì)同檔案形成單位或者移交單位依法確定延期向社會(huì)開(kāi)放的檔案目錄，并報(bào)同級(jí)檔案主管部門(mén)審核。

第二十一條 檔案館應(yīng)當(dāng)制定檔案利用辦法，明確利用的條件、方式、范圍、程序等，并通過(guò)其網(wǎng)站或者其他方式公開(kāi)。

第二十二條 檔案館應(yīng)當(dāng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案利用場(chǎng)所并配備相應(yīng)的設(shè)施、設(shè)備，提供互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)客戶端查詢(xún)利用服務(wù)，逐步將檔案查詢(xún)利用服務(wù)融入省一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)。

第二十三條 檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織向社會(huì)提供利用的檔案，應(yīng)當(dāng)逐步實(shí)現(xiàn)以復(fù)制件代替原件。載有檔案館簽章標(biāo)識(shí)的檔案復(fù)制件，具有與檔案原件同等的效力。

第二十四條 檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織按照有關(guān)規(guī)定可以通過(guò)報(bào)紙、刊物、圖書(shū)、音像制品、電子出版物、電臺(tái)、電視臺(tái)、互聯(lián)網(wǎng)、新媒體平臺(tái)等渠道，采取刊印、陳列、展覽、宣讀、播放、網(wǎng)絡(luò)傳播等方式向社會(huì)公布檔案。

第五章 檔案信息化建設(shè)

第二十五條 縣級(jí)以上人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化建設(shè)納入本行政區(qū)域信息化發(fā)展規(guī)劃和數(shù)字政府建設(shè)規(guī)劃，加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)字資源、應(yīng)用系統(tǒng)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、人才隊(duì)伍和安全保障體系建設(shè)。

檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，并采取措施保障檔案信息安全。

第二十六條 檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織應(yīng)當(dāng)建立本單位檔案、文秘、信息技術(shù)、安全保密等部門(mén)工作協(xié)同機(jī)制，健全檔案信息化管理制度，完善檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和條件。

機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)推進(jìn)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接的電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，確保電子檔案來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，并符合長(zhǎng)期有效的保存要求。

第二十七條 納入省一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)的事項(xiàng)，屬于歸檔范圍的，應(yīng)當(dāng)按照電子檔案管理要求及時(shí)歸檔、備份、移交，不再以傳統(tǒng)載體形式歸檔和移交，法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的除外。

鼓勵(lì)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織按照電子檔案管理要求，對(duì)形成的電子文件材料單獨(dú)以電子形式歸檔和移交。

第二十八條 檔案館應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)數(shù)字檔案館建設(shè)，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案數(shù)字資源進(jìn)行收集、整理、保存和提供利用。

鼓勵(lì)和支持機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織開(kāi)展數(shù)字檔案室建設(shè)。

檔案館應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家規(guī)定，對(duì)重要電子檔案進(jìn)行異質(zhì)異地備份保管。

第六章 監(jiān)督檢查

第二十九條 檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，向同級(jí)檔案主管部門(mén)或者相關(guān)主管部門(mén)報(bào)送本單位年度檔案工作情況。下級(jí)檔案主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)向上級(jí)檔案主管部門(mén)報(bào)送本行政區(qū)域年度檔案工作情況。

第三十條 縣級(jí)以上檔案主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)下列檔案進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)督檢查：

（一）具有永久保存價(jià)值的檔案；

（二）重要會(huì)議、重點(diǎn)領(lǐng)域、重大項(xiàng)目以及舉辦重大活動(dòng)和應(yīng)對(duì)突發(fā)事件過(guò)程中形成的檔案；

（三）發(fā)生機(jī)構(gòu)變動(dòng)或者撤銷(xiāo)、合并等情形的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位的檔案；

（四）需要重點(diǎn)監(jiān)督檢查的其他檔案。

第三十一條 縣級(jí)以上檔案主管部門(mén)發(fā)現(xiàn)檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位以及其他組織存在檔案安全隱患的，應(yīng)當(dāng)責(zé)令限期整改。

第三十二條 縣級(jí)以上檔案主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)向社會(huì)公開(kāi)受理投訴舉報(bào)的電話、信箱、電子郵件地址等，接到投訴或者舉報(bào)后應(yīng)當(dāng)依法及時(shí)處理，并將處理結(jié)果告知投訴人或者舉報(bào)人。

第三十三條 縣級(jí)以上檔案主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)與相關(guān)部門(mén)建立協(xié)同工作機(jī)制，完善信息共享、案件移送等制度。

第三十四條 縣級(jí)以上檔案主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案服務(wù)企業(yè)的監(jiān)督管理，定期開(kāi)展檔案管理制度、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、安全保密措施等檢查，指導(dǎo)其規(guī)范開(kāi)展檔案服務(wù)。

第七章 法律責(zé)任

第三十五條 違反本條例規(guī)定，法律、行政法規(guī)已有法律責(zé)任規(guī)定的，從其規(guī)定。

第三十六條 違反本條例規(guī)定，擅自改變檔案館館舍的建筑功能和用途的，由縣級(jí)以上檔案主管部門(mén)責(zé)令限期改正；逾期未改正的，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分。

第三十七條 違反本條例規(guī)定，檔案主管部門(mén)和其他有關(guān)部門(mén)及其工作人員濫用職權(quán)、玩忽職守、徇私舞弊的，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員，依法給予處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。

第八章 附 則

第三十八條 本條例自2023年6月1日起施行。